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La signature électronique de vos documents RH

Grâce au logiciel Kelio vous en aurez fini avec la paperasse !
Laissez-vous séduire par sa simplicité et sa rapidité d'utilisation !

Signature des documents RH à distance : contrat de travail, édition de fin de période, protocole sanitaire ou règlement intérieur…
L'archivage des documents et leur signature n'a jamais été aussi simple !

GESTION DES TEMPSNos références

Les avantages de la signature électronique

Les avantages de la signature électronique

Gagnez du temps grâce à l'accélération du traitement des tâches administratives. La digitalisation de vos processus de signature présente de nombreux avantages :

  • Réduction des dépenses : suppression des impressions papier et des envois postaux,
  • Supprimer le papier = gain pour l'environnement,
  • Délais de contractualisation raccourcis lors de l'embauche d'un nouveau collaborateur,
  • Suppression des tâches chronophages comme trier, mettre sous pli, envoyer, archiver, … un gain de temps considérable pour le département RH,
  • L'identité des signataires et l'intégrité des documents signés sont certifiés,
  • Possibilité d'envoyer des documents pour signature individuellement ou en mode groupé,
  • Tous les documents signés sont automatiquement archivés.

Digitalisez la signature de vos documents RH avec un processus simple

Terminé les papiers, les envois par courrier et les pertes de documents !

Grâce au module complet de dématérialisation, vous pourrez faire signer vos documents RH récurrents issus de Kelio :

  • Édition de fin de période,
  • Documents : contrat de travail, attestation d'emploi, etc.

Il est également possible de faire signer des documents externes :

  • Génériques comme le protocole sanitaire ou le règlement intérieur,
  • Individuels comme une fiche de fonction.

LE GESTIONNAIRE RH

Etape 1

Création des modèles de signature en fonction du type de document

Etape 2

Création des documents depuis Kelio ou importation en PDF

Etape 3

Envoi pour validation à la direction avec apposition de la signature d'entreprise

Etape 4

Après l'envoi, suivi de l'avancée des documents RH, possibilité de relance ou de révocation en cas d'erreur ou annulation du processus

Etape 5

Consultation de la consommation de signatures au fil du temps

Etape 6

Collecte et archivage des documents signés. Possibilité de les consulter et de les imprimer

LE SIGNATAIRE

Etape 1

Ouvrir le mail avec le document à signer

Etape 2

Relire le document dans son intégralité

Etape 3

Cliquer pour commencer le processus de signature

Etape 4

Saisir le code unique reçu par sms ou e-mail pour confirmer l'identité

Etape 5

Dès que le documents est signé par tous les signataires, un mail permettra de télécharger et conserver le document

Faire le suivi et l'archivage des documents

Faire le suivi et l'archivage des documents

Vous pourrez facilement voir l'état d'avancement des documents envoyés en signature grâce au tableau de suivi.

Les fonctions de tris et les filtres faciliteront l'identification des signataires qui n'ont pas encore signés afin de faire une relance ou alors d'identifier des erreurs et révoquer le processus.

Dès que le documents sont signés ils sont automatiquement archivés dans votre espace de stockage Kelio. Des fonctions de tris et de téléchargement sont disponibles.

L'authenticité du document et de sont signataire sont certifiés avec un fichier de preuve.

Dématérialiser vos signatures RH, c'est simple

Un tarif simple, pratique et adapté

Kelio vous facilite la vie avec son coût unique à la signature avec sa formule "tout en un" :

  • La signature électronique du signataire,
  • L'envoi par e-mail ou SMS d'un code unique pour identifier le signataire et confirmer la signature,
  • La signature d'entreprise de votre direction (société en tant qu'entité juridique/personne morale)*,
  • L'envoi par e-mail à chaque signataire d'un lien pour venir télécharger le document une fois signé,
  • La réception et le stockage sur votre serveur Kelio dans un espace sécurisé du document signé pour l'entreprise.

* Kelio simplifiera la signature de votre entreprise (cachet serveur) grâce à son écran de validation avant envoi des documents en signature qui vous permet également d'apposer électroniquement l'accord de l'entreprise au travers d'un certificat "permanent" (certificat à longue durée de vie et non restreint à une seule opération de signature).

Votre paraphe sera également digitalisé et permettra d'éviter des erreurs avant d'envoyer les documents et d'apposer sur chaque document RH la signature d'enreprise reconnue d'un point de vue légal.

Payez uniquement ce que vous consommez !

  • Facturation chaque trimestre calendrier,
  • et en fonction du palier de signatures consommées
  • Les prix sont dégressifs : plus vous en utilisez, plus le prix unitaire diminuera.

Simplifier LA SIGNATURE DES DOCUMENTS RH

La signature électronique c'est tout en cadre légal !

La signature électronique c'est tout en cadre légal !

Pour que la signature électronique ou "e-signature" ait la même valeur probante qu'une signature manuscrite, elle doit être validée par une autorité de certification.

La signature électronique d'un document numérique garantit :

  • L'identité du signataire (de façon unique et claire),
  • L'intégrité du document signé (après signature, le document ne peut plus être modifié),
  • La non-répudiation par le signataire du document signé (le signataire ne peut nier avoir signé).

logo eIDAS

Depuis le 1er juillet 2016, l’eIDAS est un standard européen qui permet de fournir un cadre légal depuis le 1er juillet 2016, et grâce auquel les règles régissant les signatures à l’échelle de toute l’Union Européenne sont harmonisées.

Kelio met automatiquement un fichier de preuve à disposition qui permet de certifier le processus de signature électronique pour chaque document signé.

COMMENT DIGITALISER MES PROCESSUS DE SIGNATURE

logo Connective

Connective : notre partenaire de confiance

Bodet Software a fait le choix de s'associer avec l'autorité de certification Connective pour pouvoir proposer cette fonctionnalité.
Cela permet de vous garantir la conformité aux réglementations européennes et internationales.

Notre partenaire de de confiance suit les règlements de lois eIDAS. Ce partenariat respecte les obligations du RGPD.

Kelio - outil de gestion des congés et des absences

Les avantages de Kelio

  • Gagnez du temps sur les tâches RH répétitives
  • Réduisez vos coûts
  • Vos délais de contractualisation seront écourtés
  • L'intégrité des documents signés sera garantie
  • Vous serez facturés en fonction de la consommation

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