Ontmoeting met Isabelle Wauty, Payroll Responsible
Centraliser de tijdregistratiegegevens en gegevens voor loonuitbetaling
« Het is zeker een tijdwinst, de prestaties moeten niet meer handmatig ingebracht worden en wij kunnen rekenen op de betrouwbaarheid van de gegevens, dit laat ons toe om bepaalde gegevens te gebruiken om aanwezigheden of afwezigheden te bewijzen tegenover de medewerkers. »
Geïnstalleerde oplossingen bij de klant
(voor 500 personen):
Synlab : expert in medische biologie
SYNLAB beschikt over 5 medische laboratoriums op verschillende sites (Heppignies, Doornik, Sint-Genesius-Rode en Sint-Agatha-Berchem).
Zij tellen ongeveer 670 medewerkers op al hun sites.
De overdracht van HR-gegevens vereenvoudigen voor loonuitbetaling
Synlab was op zoek naar een programma die op een eenvoudige manier de werktijden en afwezigheden van de medewerkers kon bijhouden. Alle medewerkers van Synlab België boeken met badges en het programma van Kelio.
Het moest een programma zijn die eenvoudig in gebruik zou zijn en dat wij snel de gegevens voor loonuitbetaling zouden kunnen sturen. Wij hadden vroeger al een programma van Kelio (maar deze werd enkel gebruikt voor boekingen: elke medewerker had een badge) en het ESS-programma van Partena. Alle boekingen voor prestaties en afwezigheden moesten handmatig ingegeven worden in het SAM-programma van Partena.
De module Paylink antwoordde aan deze nood: een efficiënte interface om de variabele prestatiegegevens door te sturen naar het Partena sociaal secretariaat waarmee Synlab werkt voor loonuitbetaling.
Een tijdregistratieoplossing met herkenning van vingerafdruk
Om de boekingen van de medewerkers te vereenvoudigen was Synlab op zoek naar een gemakkelijk bruikbaar en betrouwbaar systeem.
Van badges zijn wij verandert naar biometrie voor de boekingen. Dit heeft het beheer van badges verwijdert. Wij kunnen nu ook veel andere taken meteen in Kelio beheren zoals de afwezigheden (met redenen), de uurroosters en overlonen. Alle gegevens konden dan naar ons sociaal secretariaat gestuurd worden voor loonuitbetaling. Er was dan geen handmatige overschrijving meer.
De biometrische prikklokken van Kelio hebben het mogelijk gemaakt om de het badgebeheer en andere gelinkte problemen te verwijderen (verloren badge, vergeten badge, gestolen badge, …). Het vermindert ook het risico op identiteitsfraude en zorgt voor beveiliging van de gegevens. De biometrische codering is gecentraliseerd en maakt dat het snel en eenvoudig in gebruik is op alle prikklokken van het bedrijf.
Een tijdregistratieprogramma die zich aan het bedrijf aanpast
Synlab heeft zich moeten aanpassen aan de Covid-periode: verschillende laboratoriums van de groep hebben op bepaalde momenten 7/7 dagen gewerkt en 24/24 uur. De uurroosters en activiteitsperioddes moesten dus aangepast worden en Kelio heeft een oplossing kunnen brengen.
In ongeveer twee maanden konden wij volledig operationeel zijn maar een paar aanpassingen moesten nog wel gedaan worden na de start om de benodigdheden te verfijnen. Vervolgens hebben wij nog belangrijkere aanpassingen nodig gehad omdat wij een Covid-afdeling in plaats hebben gezet en deze werkte 7 dagen op 7 en 24u/24: de uurroosters waren niet naar gevolg ingesteld en de overlonen niet meer geschikt. Wij hadden geen prestaties die konden gebeuren op zondagen of feestdagen. Deze nieuwe noden die kwamen met Covid, konden snel in plaats gezet worden.
Isabelle Wauty
Het programma Kelio was compatibel met de activiteitswijzigingen van de medewerkers. Eenvoudig in te stellen, de tijdregistratiesoftware heeft zich aangepast aan de organisatie van het bedrijf om eenvoudig de gegevens voor loonuitbetaling door te sturen zonder nood te hebben van handmatige overschrijvingen die soms fouten kunnen bevatten.
Een HR-portaal voor werknemers
Synlab wou de mogelijkheid aanbieden aan de werknemers om zelf hun afwezigheidsaanvragen te beheren en hun planningen raad te plegen.
Ik denk dat het duidelijk is voor hen. Vroeger hadden wij twee verschillende systemen: ze moesten hun verlofaanvragen in één module ingeven en boeken in een andere. Nu is alles gegroepeerd. Zij kunnen ook hun uurroosters raadplegen evenals de roosters van hun team. Zij kunnen ook hun prestaties raadplegen en aanwezheidsdeclaraties maken of aanpassingen maken. Ik denk dat het eenvoudiger is voor hen.
Een HR-portaal voor het personeel dient om de tijdregistratieprocessen en het beheer hiervan te decentraliseren. Elke werknemer wordt autonoom voor het beheer en opvolging van zijn verlofdagen en afwezigheden. Deze persoonlijke ruimte bevat tijdregistratie, opvolging van activiteiten en de werkplanning. De gegevens worden gedeeld met de manager om de HR-processen te vereenvoudigen.
Tijdregistratiesoftware in SaaS
Synlab had een tijdregistratiesoftware nodig waar managers en werknemers zich aan kunnen melden op eendert welk moment door gewoon te beschikken over een internet-browser zonder moeilijke informatica-structuren te moeten beheren.
Het vraagt geen onderhoud van onze kant. Het was een vereiste van de IT-verantwoordelijke omdat wij dan intern geen personeel zouden nodig hebben in geval van eventueel probleem. Wij hebben een contract gekozen met ondersteuning en ontvangen de nodige hulp wanneer deze nodig is.
Kelio is een tijdregistratiesoftware die beschikbaar is in SaaS-modus en biedt veel voordelen aan:
- Toegang tot de software en uw gegevens via een internetverbinding
- 24 uur per dag en 7 dagen per week toegankelijk vanuit alle webbrowsers
- Regelmatige updates van de software, conform het contract
- Beveiliging van uw gegevens
- Automatische aanpassing van de apparatuur op basis van uw veranderende behoeften
- Service Level Agreement (SLA) van 99,9%, een van de hoogste in de markt.
Kelio zet zich in om ervoor te zorgen dat uw Kelio-oplossing 99,9% van de tijd toegankelijk is en dit elke dag van de week, dus ook in het weekend, overnacht en op feestdagen.
Softwareconfiguratie
