Software voor HR-onboarding

 

Een HR Onboardingsprocesn wat houdt dat in?

De onboarding of integratie is het onthaalproces dat in plaats gezet wordt om de aankomst te vereenvoudigen, te organiseren en de nieuwe medewerkers te kunnen opvolgen binnen een bedrijf.

De doeleinden van dit Onboardingsproces zijn:

• Een goed beheer van dit integratieproces is om zijn aankomst binnen een ploeg te vereenvoudigen en zijn werk te beginnen.
• Om het nodige materiaal te overhandigen om zijn nieuwe functie uit te oefenen: laptop, toegangsbadge tot het bedrijf, beschermingsmateriaal, arbeidsreglement, enz.
• Dankzij het onboardingsproces kunnen de taken die georganiseerd en opgevolgd worden, de nieuwe medewerkers zijn sneller efficiënt binnen hun nieuwe baan.
• Aan het einde van dit proces kan er nog tijd genomen worden om uit te wisselen met de medewerkers om hun mening en uitdrukkingen te krijgen over het proces om deze voortdurend te verbeteren.

De onboarding binnen het bedrijf zal u toelaten om de talenten helpen te behouden. Dankzij Kelio kunt u een uitzonderlijke ervaring bieden aan uw nieuwe medewerkers, zelfs voor zijn effectieve indiensttreding!

Vereenvoudig het onboardingsproces en begeleid zonder moeite alle partijen die tussenkomen in de integratie van uw medewerkers!

Preboarding: de sleutel voor een geslaagde integratie

De stap die de effectieve aankomst van nieuw personeel voorgaat is die van de « Preboarding ». Deze volgt juist na de rekrutering en heeft een min of meer lange duur.

Tijdens deze periode worden er verschillende administratieve taken behandeld die de integratie van de nieuwe medewerker voorbereiden en die de motivatie van de medewerker tot zijn aankomst in het bedrijf behouden.

Om de HR’s te ondersteunen in dit proces, biedt de HRIS-software van Kelio een volledige pre-boarding oplossing. Eens uw nieuwe rekruten hun gebruikersnaam hebben gekregen, zullen zij zich kunnen aanmelden op het werknemersportaal van Kelio en zullen zij het volgende kunnen doen:

• Vervolledig hun werknemersfiche Kelio met hun persoonlijke gegevens evenals het toevoegen van administratieve documenten
• Hun arbeidscontract aanvullen en ondertekenen, het bedrijfsreglement of eender welk ander HR-document via de elektronische handtekening
• Toegang hebben tot hun gepersonaliseerde portaal met de kleuren van het bedrijf en informatie voor hun aankomst raadplegen (onthaalboekje, laatste nieuws, enz.)
• Berichten sturen of ontvangen van hun toekomstige collega’s en managers dankzij een geïntegreerde berichtenbox
• Alle belangrijke informatie ontvangen voor hun eerste dag werk: toegangsplan, Opleidingsplan, …

Al deze onderdelen kunnen gerealiseerd worden via de nieuwe medewerker en kunnen de administratieve werklast van de HR-afdelingen minder zwaar maken. De nieuwe medewerker deelt dus actief mee in zijn integratie en dit biedt hem de kans om beetje bij beetje kennis te maken met zijn toekomstige leven binnen uw organisatie.

De Preboarding is een stap waar vaak te weinig belang aan besteed wordt terwijl deze veel invloed heeft op het hechten van lopende rekruteringen en het vooruitzetten van uw werknemersmerk.

Hoe het beheer van de taken die gelinkt zijn aan de onboarding van een medewerker te vereenvoudigen?

Dankzij de module voor Onboarding van Kelio zult u het beheer van de taken die gelinkt zijn aan de integratie van nieuwe medewerkers vereenvoudigen en automatiseren binnen uw organisatie.

Uw digitale HR-processen zullen taken bevatten die gerealiseerd moeten worden voor de aankomst van nieuwe medewerkers, evenals de verantwoordelijken of afdelingen die ervoor moeten zorgen dat deze taken gedaan worden (informatica afdeling die een laptop moet voorbereiden, afspraak met zijn verantwoordelijke, …) in uw HRIS Kelio.

De processen of check-lists zijn personaliseerbaar volgens de specifieke noden van de bedrijven en bevatten bijvoorbeeld:

• De voorbereiding van contractuele HR-documenten
• Het ondertekenen van HR-documenten door verschillende partijen
• Het voorbereiden van een laptop of toegangsbadge tot het bedrijf
• Het voorbereiden van materiaal zoals beschermingsmateriaal, een smartphone, …
• Voorbereiding van een welcome pack
• Planning van verplichte afspraken: medisch onderzoek, opleiding op de interne veiligheidsprocedures binnen het bedrijf, enz.

Bepaal een termijn voor het uitvoeren van de taken, u moet ook de velden verplicht maken om aan te vullen evenals het uploaden van documenten.

Maak volgorden van taken: de toewijzing van een taak kan onder voorwaarde zijn van de uitvoering van een eerdere taak.

U kunt de taken die uitgevoerd moeten worden in het kader van uw Onboardingsproces opvolgen in real time op overzichtelijke tabel en u kunt meldingen ontvangen wanneer de termijn voor uitvoering van een taak overschreden is.

Dankzij de software Kelio kunt u zeker zijn dat de taken op tijd uitgevoerd worden door de medewerkers die ervoor verantwoordelijk zijn. Een HR Onboardingsproces zonder fout, dat kan met Kelio!

Het zal niet meer nodig zijn om een nieuw proces op stellen bij elke aanwerving van een nieuwe medewerker. In kelio zult u er verschillende kunnen hebben volgens de werknemerscategorieën et het proces van uw keuze selecteren!

Offboarding, Reboarding …:  waarom zijn Onboarding op lang termijn bewerken?

Binnen een HR-afdeling zijn er veel HR-processen te beheren. De software Kelio biedt de mogelijkheid om processen te personaliseren volgens dezelfde principes dan die van de Onboarding. Zo kunt u het beheer van de HR-processen centraliseren en automatiseren zoals:

• Reboarding: het proces die gevolgd moet worden wanneer een medewerker in het bedrijf aankomt na een lange afwezigheid (langdurig ziek, moederschapsverlof, sabbatjaar, terugkeer uit het buitenland, enz.)
• Crossboarding: een proces om een job verandering van een medewerker binnen hetzelfde bedrijf te vereenvoudigen.
• Offboarding: met dit proces kunnen de taken omtrent het vertrek van medewerkers georganiseerd en opgevolgd worden: teruggave van materiaal zoals een laptop, smartphone of toegangsbadges. De IT-toegangen moeten gedeactiveerd worden, abonnementen moeten stopgezet worden en er moet ook gezorgd worden voor administratieve verplichtingen, een saldo moet berekend worden van alle rekeningen en lonen, enz.

De software voor Onboarding van Kelio biedt een volledige oplossing voor het beheer van de hele levenscyclus van de medewerkers, van de rekrutering tot het einde van hun samenwerking met het bedrijf.